Adjoint(e) Administratif(ve) principal(e)- Bureaux De L’archevêque Et De L’évêque Auxiliaire

SOMMAIRE

Sous la supervision de l’adjoint exécutif, l’adjoint(e) administratif(ve) principal(e) fournit un soutien administratif et de secrétariat à l’archevêque catholique romain d’Ottawa, à l’évêque auxiliaire ainsi qu’à l’adjoint exécutif, afin d’assurer le bon fonctionnement de leurs bureaux. L’adjoint(e) administratif(ve) principal(e) – Bureaux de l’archevêque et de l’évêque auxiliaire – est une personne polie, professionnelle et dynamique, capable d’offrir un soutien administratif confidentiel dans un large éventail de tâches. Le/la candidat(e) retenu(e) devra faire preuve de discrétion, de bon jugement et d’initiative. Cette personne doit être débrouillarde, très organisée, autonome et en mesure d’établir les priorités avec un minimum de supervision.

TÂCHES PARTICULIÈRES

• Assurer une gestion efficace du temps et un soutien administratif quotidien.
• Coordonner les horaires de l’archevêque et de l’évêque auxiliaire – demandes de rendez-vous, invitations, engagements liturgiques – en veillant à une utilisation efficace de leur temps.
• Coordonner les rendez-vous et l’accueil des visiteurs au bureau de l’archevêque.
• Filtrer les appels téléphoniques et la correspondance entrants, répondre aux questions courantes de sa propre initiative et préparer une première ébauche de réponse aux fins d’examen sur d’autres questions, en français et en anglais.
• Surveiller et gérer le flux de travail pour assurer le suivi en temps opportun des lettres, de la correspondance et des courriels, l’obtention de l’état, la collecte des renseignements nécessaires, etc.
• Examiner tous les documents, rapports et correspondances préparés pour signature par l’archevêque en ce qui concerne le format, le contenu, la grammaire et l’orthographe; apporter les modifications nécessaires.
• Présenter une image positive et professionnelle de l’archevêque et des bureaux de l’évêque auxiliaire à tous les visiteurs, fournisseurs, demandes de renseignements et autres interactions.
• Préparer l’ordre du jour du Conseil exécutif et d’autres réunions confidentielles.
• Prenez des notes, préparez les procès-verbaux des réunions du Conseil exécutif et des autres réunions selon les besoins du moment.
• Faire le suivi des mesures de suivi et faire le suivi des points en suspens.
• Fournir un point de contact professionnel et unique pour l’information et assurer la liaison avec l’archevêque et l’évêque auxiliaire, interagir avec tous les niveaux de l’archidiocèse, y compris les curés, ainsi qu’avec les parties externes, en anglais et en français.
• Coordonner la logistique des réunions impliquant l’archevêque et l’évêque auxiliaire et réserver les installations et l’équipement nécessaires.
• Tenir à jour le système de classement et la base de données des dossiers.
• Coordonner, au besoin, les préparatifs de voyage de l’archevêque et de l’évêque auxiliaire et de ceux qui voyagent avec eux, y compris la planification et la préparation de l’itinéraire.
• Tenir à jour et gérer, au besoin, les rapports de dépenses et les comptes bancaires de l’archevêque et de l’évêque auxiliaire.
• Gérer des projets spéciaux au besoin.
• Aider à la préparation et à la distribution de rapports, de communications et de présentations.
• Assurer la présence au bureau de l’archevêque pendant les heures normales du Centre diocésain.
• Accepter les autres responsabilités, liées au bureau de l’archevêque, proposées et convenues avec l’évêque auxiliaire, l’archevêque ou l’adjoint exécutif de l’archevêque.

QUALIFICATIONS REQUISES

Le/La candidat(e) idéal(e) possédera les qualifications suivantes :

• Connaissance de l’Église catholique romaine et de ses structures de gouvernance.
• Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit, en anglais et en français.
• Cinq ans ou plus d’expérience en soutien administratif supérieur, de préférence au niveau de la direction.
• Une image d’entreprise professionnelle combinée à de solides compétences interpersonnelles, un haut niveau de professionnalisme, d’énergie, de rapidité et de précision.
• Diplomatie, tact et discrétion dans le traitement des questions confidentielles.
• Débrouillardise, capable d’établir des priorités, de faire plusieurs tâches à la fois et de respecter les délais avec un minimum de supervision.
• Travaillez bien sous pression en intégrant d’excellentes compétences en gestion du temps pour jongler avec de nombreuses priorités et respecter de nombreux délais.
• Capacité à travailler en collaboration avec d’autres personnes.
• Compétences supérieures en dactylographie et en dictée.
• Capacité à rédiger et à formater une correspondance modérément complexe, y compris des notes de service, des lettres, etc.
• Excellentes compétences rédactionnelles, y compris l’orthographe, la grammaire et la ponctuation correctes.
• Excellente connaissance de MS Office, en particulier de Word, Outlook et PowerPoint – connaissance d’Adobe Acrobat Professional serait un atout.
• Des manières téléphoniques supérieures et de solides compétences interpersonnelles.
• Solides compétences verbales pour communiquer avec tous les niveaux de l’Église.
• Vérification récente du casier judiciaire canadien effectué par l’Archidiocèse.

CONDITIONS ET LIEU DE TRAVAIL

• 37,5 heures par semaine, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h 30.
• Travailler dans un environnement de bureau.
• Des déplacements dans les paroisses de l’archidiocèse seront nécessaires.
• 1209, rue Michael, Ottawa.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Contrat permanent à temps plein.
• Ensemble complet d’avantages sociaux dès le premier jour.
• Régime de retraite : Cotisations déterminées après 6 mois.
• Fermeture des bureaux pendant les célébrations de Noël.
• Environnement de travail décontracté avec postes de travail individuels.
• Stationnement gratuit.

COMMENT PRÉSENTER UNE DEMANDE

Envoyez une lettre de présentation et un curriculum vitae à : careers@ottawacornwall.ca en indiquant votre nom et le titre du poste dans la ligne d’objet. 

Seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s pour une entrevue .

Date limite pour postuler : 30 juin 2025

Conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO), l’archidiocèse d’Ottawa-Cornwall offre des mesures d’adaptation raisonnables aux personnes handicapées. S’ils sont contactés pour une entrevue, les candidats doivent faire connaître leurs besoins en matière d’adaptation à ce moment-là.